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Gli errori della (tragica) gestione documentale fai da te

Document Management creates a stress free audit

Quante volte siete impazziti a trovare un file nel PC o un’email? Ci provate ad essere ordinati, a dire sempre a tutti di curare il nome di documenti inviati o gli oggetti delle email ma, vuoi per fretta e distrazione o imprecisione altrui, qualcosa sfugge sempre al controllo e all’organizzazione.

Io per esempio mi ritrovo spesso ad avere un desktop pieno zeppo di documenti di ogni tipo, non sistemati e catalogati: un caos totale. A volte l’attività di sistemazione del desktop equivale quasi allo stress di un cambio dell’armadio.
E il paradosso è che ogni volta mi dico ingenuamente “non lo faccio più, devo essere più ordinata”, ma poi periodicamente ci ricasco.
In questi momenti penso alla quantità di tempo perso ma anche al danno obiettivo in termini lavorativi, talvolta anche economici. Sì perché ricordiamoci sempre che per un freelance il tempo è denaro, quindi diciamo pure che il danno è sempre anche economico.
La gestione documentale è un’arte ed è una attività troppo spesso sottovalutata e presa sotto gamba. Avete mai pensato quanto tempo impiegate quotidianamente a compiere queste azioni? E in quanti errori è possibile incappare?
Riflettendoci, potremmo distinguerne ben tre tipologie:
1) Errori di battitura, ad esempio nell’inserimento del nome di un file. La fretta in questo senso è sempre una cattiva consigliera e il refuso sempre dietro l’angolo.
2) Errori di duplicazione: quando non si gestisce il versioning, ovvero la  la gestione di versioni multiple di un insieme di informazioni, si rischia di fare tantissime versioni dello stesso documento. Un classico.
3) Errori di inserimento di ‘metadati’, ovvero i dati sui dati, cioè quelle informazioni che ci consentono di reperire in fretta i documenti: esempio data di inserimento, nome e cognome del compilatore, argomento principale, ecc.
Sia che siate freelance che una startup o una azienda, la gestione dei flussi documentali è una attività snervante e delicata. Riuscire a risolvere il problema del “document management”, come abbiamo già visto, vuol dire aumentare a migliorare la produttività e l’efficacia del proprio lavoro.
Per una gestione organizzata del nostro flusso di documenti, per migliorarne la navigabilità, per essere più sereni, per risparmiare soldi, tempo ed energie, ci si può avvalere, fortunatamente, di strumenti tecnologici.
Oltre a stampare meno carta, contribuendo a un mondo più green e innavativo, possiamo in questo modo non incappare più negli errori “umani” di archiviazione che vi ho illustrato prima.


Davvero interessante, a questo proposito, un evento tenutosi il 22 ottobre di Soluzioni EDP sul “document Intelligence” un approfondimento che ho seguito attraverso i social network e che mi ha aiutato a fare ulteriormente chiarezza su questo argomento.
Come specificato nel corso dell’evento l’azienda deve avere idealmente un motore di ricerca che lo aiuti a solcare il mare in cui sono catalogati i suoi documenti. La “formula magica” suggerita è “Efficienza + Univocità +Sicurezza”   = Risparmio di tempo e materiali e riduzione dei costi. La soluzione pratica è rappresentata invece da software di organizzazione strategica e automatizzata di dati, quali Globe4.

Insomma, sia che vi troviate soluzioni tecnologiche, quali strumenti di supporto, sia che tentiate la strada del “fai da te”, il mio consiglio è di riflettere accuratamente sulle conseguenze di gestioni pasticciate e improvvisate.

Fonte immagini:
http://blog.lesolson.com/
http://www.yourdms.net/blog/document-management-creates-stress-free-audit
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